Seitse nõuannet online-koosoleku edukaks läbiviimiseks

16.03.2020

 

Kuigi üldiselt eelistavad inimested virtuaalsuhtlusele näost näkku kohtumisi, suureneb koroonaviiruse leviku tõttu lähiajal kindlasti märgatavalt online-koosolekute pidamine. Seepärast jagame oma kogemusele tuginevaid nõuandeid, kuidas online-kohtumisi võimalikult hästi ja tõhusalt läbi viia, kirjutab Miltton Gruppi kuuluva koolitusfirma Miltton Sparks nõustaja Helen Blässar, 

  1. Valmistuge: Suurim aja- ja energiaraisk koosolekutel on selle ebaselge eesmärk. Miks me siia kogunesime ja mida peaksime koosoleku lõpuks otsustama? Seepärast koosta juba koosoleku kutse nii selgelt ja konkreetselt kui võimalik, pannes kirja, kes peaks kuidas panustama, kuidas valmistuda koosolekuks ja mis on selle eesmärk.  
     

  2. Lülitage kaamerad sisse: Üksteise nägemine suurendab ühendatuse tunnet ja lihtsustab suhtlemist, sest näeme teiste osalejate miimikat ja kehakeelt. Lisaks suurendab see oluliselt keskendumist koosoleku teemadele, kuna kellegi tähelepanu hajumine ja muude asjadega tegelemine on paremini näha.  
     

  3. Anna kõigile alustuseks sõna: Füüsilisel kokkusaamisel me tihti lihtsalt näeme, kas inimesed on valmis koosolekuks. Kui nad on koos kohvikruusiga maha istunud, siis nad ongi kohal. Online-koosolekul pole see aga nii iseenesestmõistetav. Seepärast võiks igaüks alustuseks lühidalt öelda näiteks seda, mis on nende peamine ootus või olulisemad mõtted seoses algava koosolekuga.
     

  4. Kaasa rohkem: Inimesed on online-koosolekutel pahatihti vaoshoitumad oma arvamuse avaldamisega. See aga võib tekitada olukorra, kus hakkavad domineerima paar-kolm sõnakamat inimest. Seda saab vältida, küsides inimeste arvamusi nimeliselt ja jälgides, et kõik saaksid võimaluse midagi öelda.  
     

  5. Kaasa juba ennetavalt: Kindlasti on koosolekul osalejate hulgas neid, kellelt ootad suuremat panust, mõne teema eraldi esile tõstmist vms. Suhtle nendega juba enne koosolekut, et nad oleksid neist ootustest teadlikud, saaksid valmistuda ja seeläbi rohkem panustada koosoleku edukasse läbiviimisesse. 
     

  6. Ole paindlik ja proovi teha lühidalt: Üldiselt on online-koosoleku jaoks 90 minutit maksimaalne aeg, mil suudetakse veel tähelepanelikult toimuvat jälgida. Kui plaanid teha pikema koosoleku, siis mõtle hoolega läbj, millisteks teemaplokkideks koosoleku jagad ja ehk saad hoopis kombineerida online-kohtumisi ja näost näkku kokkusaamisi. Samuti pole alati vaja kõiki kokkusaamisi teha suure hulga inimestega, teinekord piisab ka väiksemast osalejate ringist.
     

  7. Ole loov: Kui tunned, et energiatase koosolekul hakkab langema ja tähelepanu hajuma, siis tuleb midagi ette võtta. Tasub küsida ka kõigi teiste käest, mis võiks aidata, nii võid saada mõne nutika idee. Eesmärgiks peaks olema kohtuda online'is ainult seni, kuni inimeste tähelepanu on ka päriselt kohal.